Кассовые аппараты и РРО: куда бежать и что делать

Подарок под елочку: с 1 января кассовые аппараты или программные регистраторы расчетных операций (ПРРО) станут обязаловкой почти для всех предпринимателей.  Их обязаны использовать в своей работе физические лица-предприниматели, которые являются плательщиками единого налога второй, третьей и четвертой групп. С нового года кассовые аппараты уже не будут привязаны к конкретному виду деятельности.

Новые правила не касаются:

• ФЛП первой группы
• предпринимателей, которые предоставляют дистанционно услуги, а не товары
• предпринимателей из сел

Хуже всего придется мелким предпринимателям, которые раньше два раза в год подавали по себе отчеты. Теперь им нужно "побеждать" кассовые аппараты (или программы), получать электронные ключи. Как это сделать и куда бежать в первую очередь?

Кассовые автоматы и программные РРО

Есть два вида кассовых аппаратов – программные РРО и классические РРО (которые мы часто видим на кассах в магазинах).

Программное РРО

Программное РРО – это такая программа или приложение, которое устанавливается на устройство и требует бесперебойного подключения к Wi-fi. Главным отличием от обычного кассового аппарата является то, что он не печатает автоматически чеки. Клиент при необходимости может сделать фото, запомнить или записать код такого чека.

Предприниматель по требованию клиента может распечатать фискальный чек на обычной бумаге с помощью принтера. Есть ПРРО, которые вместо кода предлагают штрих-коды или QR-коды, но тогда предпринимателю точно необходимо купить принтер для печати.  

Что нужно:

• Гаджет. Это может быть смартфон, планшет, компьютер. Если нет рабочего девайса, придется докупить.
• База товаров и учет. Для выдачи корректных чеков вам необходимо создать базу товаров. А для удобного и точного учета товаров – подгрузить программу учета. Для этого нужно найти специалиста. Установка программного РРО стоит от 700 грн до 1500 грн. Создание базы товаров – от 1500 грн до 2500 грн. Стоимость подгрузки программы учета зависит от того, какой ПРРО вы выбрали.
• Чеки. Электронный чек на e-mail или viber покупателя. Но такой вариант устроит не всех клиентом. Тогда придется покупать принтер чеков: еще от 1200 грн до 3500 грн.
  Что нужно помнить:

Выбирая РРО  прочитайте договор  об обслуживании. Стоит изучить, что компания пишет о порядке заключения договора и его расторжения, принципе расчета и повышения цен на обслуживание, решении технических проблем, ответственности сторон по неисполнению договора.

Как подключить ПРРО 

1. Сгенерировать ключи и сертификат для ПРРО в одном из аккредитованных центров сертификации (АЦСК)

2. Подать форму в ГНС на регистрацию ключей. Нужен ключ кассы, ключ предприятия, заявление №1 ПРРО и заявление №  5 про предоставление КЭП для ПРРО.

3. Найти пункт меню "Онлайн-касса". Прикрепить файлы ключа и сертификата, полученные от ГНС, указать данные программного РРО

4. Начать принимать платежи.

Классический РРО (кассовый аппарат)

• Классический, или непрограммный РРО: кассовый аппарат. Можно рассчитываться и наличными, и картой. Стоимость - от нескольких тысяч гривень. На цену влияют скорость работы, тип подключения, возможность считываний NFC и тому подобное. Стоит заложить траты на обслуживание: 1500-2000 в год. При покупке кассового аппарата
• Заключаем договор о сервисном обслуживании с авторизованным производителем (для РРО) или ГНС (для ПРРО);
• Получаем документ о праве владения РРО/ПРРО.

Как зарегистрировать кассовый аппарат

• Купить кассовый аппарат, получить документы (или купить лицензию на ПО)
• В налоговой нужно получить ключ предпринимателя и ключ от кассы. С ними затем заходить в кассовый аппарат. 
• В налоговую принести
• Уставные документы предприятия, выписку из ЕГРПОУ
• Заявление с реквизитами техпаспорта и сервисного центра
• Технический паспорт на оборудование
• Подписанный договор с сертифицированным центром обслуживания
• Копию паспорта

Если заявителем по время процедуры регистрации РРО будет выступать третье лицо, а не руководитель (директор) компании, нужна доверенность с печатью компании и подписью директора.

Регистрация кассового аппарата проводится по месту нахождения (юридическому адресу) компании.

Порядок регистрации РРО в налоговой Регистрацию РРО можно осуществить двумя способами: регистрация РРО в налоговой либо регистрация РРО через медок  (программное обеспечение для подачи отчетности в контролирующие органы).

После подачи  документов для регистрации РРО налоговая в течение
двух дней выдает документ, который гарантирует резервацию фискального номера кассового аппарата. 
После этого обращаемся  в сервисный центр для проведения операции опломбировки и введения оборудования в использование. 
От сервисного центра вы получите два документа: справку об опломбировке и справку о вводе в эксплуатацию. 
Оба этих документа вы подаете в налоговую. Там выдают свидетельство на кассовый аппарат.

Как это работает

1. В начале рабочего дня продавец должен осуществить ежедневное техническое обслуживание регистратора расчетных операций. 
2. Работнику необходимо включить РРО и проверить наличие чековой ленты. После этого следует установить новую катушку, далее продавец проходит регистрацию и выполняет дневной отчёт. 
3. На момент, когда покупатель желает совершить покупку, кассир пробивает чек. Когда смена подошла к завершению (однако этот момент должен произойти не более чем через двадцать четыре часа с того момента, когда пробили первый чек), кассир формирует Х-отчет, делает перерасчет денег в кассе и сравнивает с отчетом.
4. Имейте в виду, на протяжении дня могут происходить служебные выдачи (директору, инкассация и прочее)
5. Кассир делает фискальный отчетный чек и выполняет печать контрольной ленты. 
6. Далее необходимо получить подтверждение автоматической передачи отчета в налоговую. После этого можно закрывать магазин.
7. На случай отключения электроэнергии или сбоя в сети предприниматель при регистрации заявления может поставить “галочку” возле пункта "обязуюсь не работать при отключении  электроэнергии или связи".

Какие штрафы

Ужесточаются не только требования к предпринимателям, но и штрафы за уклонение от фискализации. За операции без использования РРО предпринимателям грозит: 

• 100% стоимости товаров в случае первого нарушения;
• 150% – за каждое повторное нарушение.

Закон об использовании РРО позволяет применять онлайн-решения для автоматической генерации электронных чеков с отправкой данных в ГФС (государственную фискальную службу). 

Но пока карантин и налоговики обещают, что проверок не будет, а, значит, и штрафов.

Что выбрать: кассовый аппарат или программу?

 —   Многие предприниматели выбирают более затратный путь и ставят классические РРО, то есть кассовые аппараты,  —   делится с нами главный бухгалтер кременчугской компании. - Стоимость кассового аппарата с функцией печати - около 7 тыс грн, а срок службы - 7 лет.  Также нужно платить за сервисное обслуживание: в прошлом году было около 2 тыс грн. Но когда ты платишь сервисному центру, они обучат, как  пользоваться кассовым аппаратом, как заносить данные.  Можно сперва разобраться, как с ним работать, а затем уже подать в налоговую заявление на регистрацию. Только после этого каждый чек становится фискальным и попадает в налоговую. 

В случае с программным РРО  просто  покупаешь лицензию на программное оборудование, которое можно установить  на смартфон или компьютер ( необходима операционка от Windows 8). В год лицензия обойдется 400-1000 грн. Но никто не научит, как пользоваться ПРРО. Придется разбираться самостоятельно. Сейчас везде говорят о том, что программное обеспечение  —   это дешево и легко. Но мне так не показалось: возможно, мы приобрели проблемное программное оборудование.  Но уже полтора месяца пытаемся с ним разобраться: никто не обучает, всего пару роликов на ютубе, так что тыкаешь по кнопочкам. Можно реально застрелиться. Лицензия обошлась в 500 грн.  Кроме РРО необходим принтер: если придет бабушка со старым телефоном, она не поймет, как считать чек по коду, вайберу или электронной почте. Ей нужен бумажный вариант. Принтер чеков - ещё около 1 тыс грн.

Опыт предпринимателя: "Разобраться с ПРРО непросто"

 —   С первого января уже нужно работать по новой системе. И тем, кто хочет успеть, стоит торопиться.  Но вообще, народ удивительным образом вовсе не беспокоится и пока надеется на счастливое будущее, - делится с нами кременчугский предприниматель. - Да, наложен мораторий на проверки во время карантина. Но  после окончания карантина все документальные подтверждения могут быть проверены и в случае несоответствия наложены штрафные санкции. 

 —   Сколько нужно вложить в ПРРО?

 —  Сперва нужно получить ключи в налоговой - обратиться в секцию № 2. Все выдают  быстро и беспроблемно. Параллельно с этим нужно выбирать, какой программный регистратор будет использован. На рынке их несколько. Итоговая стоимость зависит от программного регистратора, поставленных задач, интеграции с разными отчетными системами. В нашем случае понадобилась интеграция с 1С. Также стоимость ПРРО зависит от количества приобретенных лицензий. Мы заплатили  180 грн за драйвер для интеграции с 1С. Стоимость  одной лицензии - 440 грн при условии покупки от 10 лицензий. Чтобы получить более низкую цену,  мы скооперировались со знакомыми и вместе приобрели 10 лицензий. Также нужно купить принтер чеков: он стоит 1 тыс грн.

 —   А что касается мелких предпринимателей, которые раньше пару раз подавали отчет в налоговую и не имеют нанятых сотрудников  —   сколько минимум им нужно закладывать на эти затраты? 

 —   Можно выбрать ПРРО без интеграции, внести номенклатуру в программное оборудование. Но если понадобится интеграция с системами учета, придется нанимать специалиста. Разобраться со всем этим самостоятельно непросто. Даже если все данные ведутся в Exel, их нужно внести в программное оборудование. А специалисты, которые этим занимаются, сейчас заняты приведением в порядок дел своих постоянных клиентов. И вряд ли готовы взять новых для выполнения этих задач. Поэтому сумма, которую нужно потратить предпринимателю, зависит от того, насколько он сам сможет выполнять эти работы. Предприниматель может вложиться и в 100 долларов, если большую часть работ выполнит самостоятельно. Но если придется привлекать специалистов, стоимость возрастет в разы.

 —   Сложно  разобраться с ПРРО?

 —   Это действительно проблематично, но возможно, если человек квалифицирован. Но непросто. По использованию ПРРО разработчики дают поддержку, подсказывают, объясняют. Но иногда не просто до них дозвониться.